Im Zusammenhang mit COVID-19 (Corona-Virus) entsteht für viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine neue Herausforderung: Remote Work. Damit dies gut funktioniert, hat bvik-Experte Bernd Kleinschrod einige Vorschläge für eine erfolgreiche Organisation zusammengefasst.
Das Corona-Virus stellt Unternehmen vor große Herausforderungen. Die Büros sind teilweise leergefegt und ganze Firmen befinden sich im Homeoffice. Während es bisher gut funktioniert hat, wenn einzelne Teammitglieder punktuell von zu Hause gearbeitet haben, gilt es jetzt, den gesamten Betrieb am Laufen zu halten. Doch Remote Work muss entsprechend koordiniert werden. Mit einigen Tipps gelingt es Ihnen, auch in dieser schwierigen Phase Herr der Lage bleiben und die Arbeit von zu Hause organisieren.
Inhaltsverzeichnis
Dokumentieren Sie
Beginnen Sie mit einem „Homeoffice-Handbuch“, in dem Sie Regeln, Grundsätze, Fragen uvm. festhalten und für alle nachvollziehbar dokumentieren. Dies darf zunächst rudimentär sein und sollte über die Zeit mit dem Lernprozess und dem Feedback der Mitarbeiter angepasst werden.
Ein paar Beispielregeln aus unserem Agenturalltag:
- Kernarbeitszeit festlegen: 9-12 Uhr und 13-15 Uhr
- Erreichbarkeit festlegen: Alle Mitarbeiter müssen zur Kernarbeitszeit erreichbar sein und innerhalb 15 Minuten auf Direktnachrichten des Teams (bspw. Skype oder Slack) reagieren, um eine effiziente Kommunikation sicherzustellen. Machen Sie auch deutlich, dass sich dies nur auf die Kernarbeitszeit bezieht, um keinen Erreichbarkeits-Stress zu verursachen.
- Team-Meetings immer mit Video: Kommunikation läuft auch über Mimik und Gestik. Eine Videokonferenz schafft zudem Vertrauen.
- Meeting-Kultur: Ein Moderator sorgt für das Einhalten von Zeiten und ist dazu berechtigt, Diskussionen abzubrechen, die für die Gesamtheit des Meetings nicht relevant sind. Diese sollten in einem separaten Termin behandelt werden. Die Rolle des Moderators darf rotieren.
- Wenn sich ein Teammitglied unwohl fühlt oder jemand etwas schreiben muss, das länger als zwei Minuten dauert: Quick Meeting. Das gesamte Team oder die betroffenen Teammitglieder kurz anpingen und ab in den virtuellen Teamraum.
Dies sind nur einige Beispiele. Finden Sie heraus, was am besten zu Ihnen passt. Einige Firmen stellen sogar die asynchrone Kommunikation über die synchrone.
Mehr Insights dazu finden Sie auf der webraketen-Webseite: https://webraketen.io/home-office-tipps/
Eine der größten Herausforderungen besteht darin, das gesamte Team auf effiziente Weise auf dem Laufenden zu halten. Auch wenn es anstrengend ist: Sammeln Sie systematisch alle Infos an einem zentralen Ort, um Verwirrung und Ineffizienz zu minimieren. Denken Sie dabei daran, auch „selbstverständliche“ Dinge festzuhalten. Wissen muss immer maximal geteilt werden.
Fangen Sie in einem zweiten Schritt an, Ihre Prozesse zu dokumentieren. Welche Aufgabe muss in welchen Schritten erledigt werden? Was ist das erwartete Ergebnis? Welche Schwierigkeiten können auftreten und wie ist damit umzugehen? Unerfahrene Mitarbeiter erhalten so im heimischen Büro eine wirksame Anleitung und Sie erleichtern auch in Zukunft die Einarbeit von neuen Mitarbeitern. Und falls Rückfragen kommen: Seien Sie aufmerksam! Zu 90 % lässt sich die gefragte Information in der Dokumentation ergänzen. Lassen Sie die Dokumentation dabei offen: Anstatt eines Top-Down-Ansatzes zu wählen dürfen die Mitarbeiter sich aktiv an der Ausgestaltung der Dokumentation beteiligen.
Zu Beginn mag das ausführliche dokumentieren anstrengend sein. Mittelfristig wird es Ihnen aber viel Arbeit ersparen. Das Aufschreiben und Festhalten von Wissen muss ein Grundsatz werden und ist wichtiger als die verbale Weitergabe.
Meetings organisieren
Als nächstes gilt es die richtigen Meetings zu organisieren. Das hängt natürlich stark von ihrer persönlichen Organisation ab. Hier ein paar Anregungen:
- Weekly Check-In: Einmal die Woche mit dem gesamten Team, nicht länger als eine Stunden!
- Daily Check-In: Wie beim Daily-Standup kommen die Projektmitglieder in ihren jeweiligen Teams zusammen und berichten über ihre erledigten und anstehenden Aufgaben sowie über Hürden. Maximal zwei Minuten je Teilnehmer, am besten zu Beginn oder Ende des Arbeitstages.
- Retrospektive für Remote Work: Alle sechs Wochen den Status hinterfragen und die Erkenntnisse, Verbesserungsvorschläge, Fragen oder Probleme zusammentragen, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Remote Work als Transformationsprozess verstehen
Klar, es gibt Industrien, in denen das Arbeiten von zu Hause aus undenkbar ist. Aber viele Bedenken gegenüber Homeoffice & Co. sind oft unbegründet. Dass es sogar im großen Stil geht, beweist GitLab: 1.200 Mitarbeiter in über 65 Ländern – und weltweit nicht ein einziges angemietetes Büro!
Neben einer guten Organisation gehört dazu aber auch ein Umdenken in manchen Punkten:
- Meetings sind keine Control-and-Command Veranstaltungen. Es geht um Wissensaustausch!
- Interdisziplinäres arbeiten statt Abteilungs-Kultur: Das Wissen muss durch die Teams getragen werden. Natürlich macht es auch Sinn, Wissen innerhalb von Abteilungen auszutauschen oder spezielle Führungsteams auf Projektbasis einzuführen.
- Ergebnisse statt Stunden: Konzentrieren Sie sich auf die Arbeitsergebnisse, statt 40 Stunden Anwesenheit von den Mitarbeitern zu verlangen. Erledigt ein Teammitglied seine Arbeit schneller, darf es auch früher in den Feierabend. Das hält Kreativität und Produktivität auf einem hohen Niveau
- Eine verständliche Unternehmensvision und klare Ziele geben den Mitarbeitern die nötige Führung, um Aufgaben auch im Home Office möglichst eigenständig zu bewältigen.
Nachteile von Remote Work
Während die Vorteile auf der Hand liegen, gibt es auch einige Nachteile. Deren sollte man sich bewusst sein:
- Remote-Settings können zu einer schlechteren Kommunikation im Unternehmen führen. Es müssen daher Möglichkeiten geschaffen werden, damit die Mitarbeiter in Verbindung bleiben.
- Onboarding neuer Mitarbeiter kann schwieriger werden, da es von den Mitarbeitern eigenständiges lernen verlangt.
- Der erste Monat zu Hause kann sich für manche einsam anfühlen, insbesondere wenn Sie eine traditionelle Büroumgebung gewohnt sind.
- Manche empfinden es als schwierig, in derselben Umgebung zu arbeiten, in der sie sonst wohnen. Ein dedizierter Arbeitsbereich kann helfen, von Privatleben auf Arbeit umzustellen – und umgekehrt.
- Remote-Arbeit erfordert ein gutes Selbstmanagement: Die eigene Zeit einteilen, sich selbst motivieren, diszipliniert und organisiert arbeiten. Eine Aufgabenplanung auf Wochen- und Tagesbasis kann dabei helfen.
Exklusiv für bvik-Mitglieder: Kostenlose Soforthilfe
Sie stehen vor der Herausforderung Homeoffice? Rufen Sie Bernd Kleinschrod an oder schicken Sie eine E-Mail. Gerne steht Ihnen der Experte für Fragen zur Verfügung, gibt Tipps zu Tools, Maßnahmen und weiteren Experten oder erzählt aus seinem Erfahrungsschatz.
Bernd Kleinschrod
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