Virtuelle Veranstaltungen sind seit Monaten in aller Munde, schließlich birgt kaum ein anderes Format in Zeiten der Corona-Krise solche Potenziale für den B2B-Bereich. Doch als Veranstalter kann man bei Digital-Events einiges falsch machen. Deshalb zeigen wir Ihnen fünf Don’ts beim Ausrichten Ihrer virtuellen Veranstaltungen – und wie Sie es besser machen.
Die Vorteile virtueller Messen, Konferenzen und Co. liegen auf der Hand: In diesen besonderen Zeiten helfen sie Ihnen, mit Ihren Kunden und Partnern in Kontakt zu bleiben sowie Ihre Reichweite und Ihr Publikum zu vergrößern – komfortabel, immer und überall. Dank hundertprozentiger Messbarkeit bei digitalen Events verfügen Sie zudem über zahlreiche Möglichkeiten, Kundenwissen zu generieren und anzureichern.
Inhaltsverzeichnis
Fünf Don’ts: Das sollten Sie unbedingt vermeiden
1. Das Projekt „Virtuelles Event“ unterschätzen
Digitale Konferenzen und Co. sind derzeit aber nicht nur so beliebt, weil sie die Möglichkeit bieten, den pandemiebedingten Ausfall physischer Veranstaltungen zu kompensieren. Nein, hier wird auch die Chance gesehen, monetäre und personelle Ressourcen einzusparen. Den Aufwand der Konzeption, Planung, Bewerbung, Organisation und Nachbereitung sollten Sie jedoch nicht unterschätzen. Sich hier auf einen kompetenten Partner an Ihrer Seite verlassen zu können, der berät, entlastet und Aufwände aufgrund seiner Erfahrungswerte korrekt einschätzen kann, ist gerade für Digital-Event-Neulinge unverzichtbar.
2. Physische Events exakt kopieren
Auch wenn virtuelle Events häufig als Ersatz für Präsenzveranstaltungen verstanden und geplant werden, sollten Sie keinen 1-zu-1-Übertrag der Offline-Inhalte auf das neue Format erwarten. Ziel sollte immer sein, Teilnehmern eine möglichst reale Experience zu liefern – und das bedeutet nicht zwangsläufig einen möglichst naturalistischen Look. Schicke 3D-Stände zu animieren allein reicht nicht aus. Content und Format-Mix müssen stimmen und ins neue Präsentationsumfeld transformiert werden – mit innovativen Ansätzen wie z. B. Gamification oder virtuellen Goodie-Bags.
3. Das Know-how der Anwender überschätzen
Für viele sind virtuelle Konferenzen und Co. noch immer Neuland. Man sollte sich also nicht der Illusion hingeben, dass alle Teilnehmer – Speaker wie Besucher – mit allen Tools und Funktionalitäten intuitiv umzugehen wissen. Machen Sie sich lieber im Vorfeld darüber Gedanken, welche Anwenderfehler und technische Schwierigkeiten auftreten könnten und wie Sie diesen dann hilfreich und freundlich begegnen wollen: mit Pop-ups, E-Mails, IT-Support, Tutorials etc. Nur wer potenzielle Fehlerquellen erkennt, kann passende Lösungen finden.
4. Das Follow-up vergessen
Präsenzveranstaltungen hinterlassen eigentlich immer einen bleibenden Eindruck beim Besucher – sei es nur eine gebrandete Trinkflasche, die er jeden Tag benutzt. Solche Widerhaken im Gehirn zu schaffen ist bei virtuellen Veranstaltungen schwieriger, da sensorische und olfaktorische Reize nicht angesprochen werden. Deshalb sollten Sie auf keinen Fall vergessen, ein umfassendes, hybrides Follow-up zu Ihrem Digital-Event zu konzipieren. Ansonsten verpufft die Wirkung Ihrer Veranstaltung, die Erinnerung verblasst zu schnell.
5. Denken, physische Events seien Schnee von gestern
Der Siegeszug virtueller Events bedeutet nicht, dass Präsenzveranstaltungen jetzt zwangsläufig aussterben. Zu groß ist der Vorteil der echten, persönlichen Begegnung, des ungezwungenen Networkings am Kaffeestand.
Auch bei der Konzeption des TIK DIGITAL 2020 standen wir von wob AG vor der Herausforderung, diesen essenziellen Bestandteil der Event-Experience so gut wie möglich ins Web zu übertragen. Durch die Einbindung des Tools yotribe ist es uns gelungen, die große Lücke zwischen analog und digital teilweise zu schließen. Wir sind weiterhin ständig auf der Suche nach innovativen Lösungen für ein noch echteres Erlebnis.
Denn: Virtuelle Veranstaltungen lösen physische Events vielleicht nicht komplett ab, aber sie haben die Industrie nachhaltig geprägt und werden sie auch weiterhin beeinflussen: z. B. in Form von Hybrid-Events, die die Vorteile der analogen und digitalen Welt miteinander vereinen.
Acht Dos für virtuelle Events
Die Don’ts zu kennen ist essenziell, schließlich ist Fehlervermeidung ein nicht zu unterschätzender Bestandteil der Qualitätssicherung.
Doch wir möchten auch mit Ihnen teilen, wie wir Leuchtturm-Veranstaltungen der B2B-Branche, wie etwa den TIK DIGITAL 2020, in kürzester Zeit erfolgreich auf die Beine stellen konnten: In nur acht Wochen kümmerten wir uns um Konzept, Strategie, Gestaltung sowie technische Umsetzung und Betreuung.
Daraus haben wir acht Dos für virtuelle Veranstaltungen für Sie abgeleitet:
- Legen Sie Ziele fest und entwickeln Sie ein umfassendes Konzept.
- Setzen Sie einen ausgeklügelten Registrierungsprozess
- Limitieren Sie Inhalte und Verfügbarkeit Ihres Events.
- Führen Sie, wo möglich, Testläufe
- Sorgen Sie für eine professionelle Moderation Ihres Events.
- Versenden Sie Reminder, Updates und Follow-ups.
- Holen Sie Feedback von den Besuchern ein.
- Werten Sie alle zur Verfügung stehenden Daten
Jetzt kennen Sie die wichtigsten Dos und Don’ts für das Ausrichten virtueller Events – worauf also noch warten? Verlagern auch Sie Ihre Events, Konferenzen und Co. ins Netz!