Virtuelle Zusammenarbeit hat in der aktuellen COVID-19-Pandemie Hochkonjunktur. So lebt auch ein Format wieder auf, das zwar nicht neu ist, aber bislang eher als zweite Wahl galt: der virtuelle Workshop. Dabei lässt sich virtuell hervorragend zusammenarbeiten – wenn man die folgenden sieben Schritte befolgt.
In Zeiten von Corona und Homeoffice ist es wichtig, die Zusammenarbeit weiter am Laufen zu halten und auch die Weiterbildung nicht aus den Augen zu verlieren. Das Aussetzen von Präsenzveranstaltungen ist die Chance für virtuelle Workshops. Bisher oft als Veranstaltungsformat zweiter Wahl oder Notlösung angesehen, lebt dieser nun auf. Richtig eingesetzt bieten virtuelle Workshops einen enormen Mehrwert.
Inhaltsverzeichnis
Vorbereitung
Was für Präsenz-Workshops gilt, gilt für virtuelle Workshops erst recht: Vorbereitung ist alles. Das fängt mit der Auswahl der Teilnehmer an, geht mit einer gemeinsam abgestimmten Zielsetzung weiter und mündet in einen klaren Ablauf. Wählen Sie ein Tool, das den Teilnehmenden aktive Mitarbeit erlaubt und auch die technischen Gegebenheiten berücksichtigt. Probieren Sie die Technik im Vorfeld gründlich aus – am besten loggen Sie sich eine Viertelstunde vor Beginn ein und helfen Teilnehmern, die mit dem Tool nicht vertraut sind, alles einzurichten.
Persönliche Ebene aufbauen
Setzen Sie von Anfang an auf Interaktivität. Steigen Sie zum Beispiel mit einer Frage ein, die die Erwartungshaltung der Teilnehmer klärt und die alle der Reihe nach beantworten. Verzichten Sie auf alles, was ermüdet! Statt langatmiger Vorstellungsrunden kann zum Beispiel jeder ein Bild vom eigenen Arbeitsplatz zeigen. Geben Sie Teilnehmenden die Chance, ihren Input nicht nur am Mikrofon, sondern auch auf dem Bildschirm einzubringen. Ein kurzes Brainwriting am virtuellen Whiteboard beispielsweise aktiviert und dient als Gesprächsgrundlage.
Ermüdung vermeiden
Halten Sie Input kurz! Ein oder zwei Schaubilder sind gut, längere Präsentationen ermüden. Bereiten Sie Teilnehmende, die selbst Input liefern sollen, entsprechend vor. Auch Input in Form kurzer Filme kann die Aufmerksamkeit zurückholen – sofern die Bandbreite es zulässt. Um die Konzentration der Teilnehmenden zu steigern, gehen Sie in klaren, nicht zu langen Arbeitsphasen vor. Kein Schritt sollte länger als 15 Minuten dauern. Seien Sie sehr präzise in Ihren Arbeitsanweisungen an die Teilnehmenden und versichern Sie sich jeweils, dass alle verstanden haben, was sie tun sollen.
Arbeitsergebnisse sichtbar machen
Genau wie in einem Präsenz-Workshop machen Sie auch in einem virtuellen Workshop den jeweiligen Diskussions- und Arbeitsstand sichtbar. Dazu müssen Sie nicht einmal die Methoden wechseln. Auch Online lassen sich „Kärtchen sammeln“ und Punktebewertungen durchführen. Planen Sie die Visualisierung vor dem Workshop, sodass Sie eine Vorstellung des „Tafelbildes“ haben, das am Ende entstehen soll. Bereiten Sie eventuell fertige Gestaltungselemente wie Pfeile oder Icons vor, die Sie nur auf ihr Whiteboard ziehen müssen, um klare Schaubilder oder Ergebnisdiagramme entstehen zu lassen.
Zur Mitarbeit anregen
Scheuen Sie sich nicht, Teilnehmende regelmäßig direkt anzusprechen und lassen Sie genug Zeit, damit diese etwa ihre Stummschaltung aufheben und antworten können. Verteilen Sie bestimmte Rollen, wie zum Beispiel Protokollant oder Zeitnehmer, an ausgewählte Teilnehmende, die bei längeren Workshops auch nach der Hälfte wechseln können. Konzentrieren Sie sich noch stärker als in Präsenz-Workshops darauf, regelmäßig alle einzubinden – gegebenenfalls auch mit Hilfe eines Co-Moderierenden. Ermuntern Sie die Teilnehmenden, den Chat für zusätzliche Fragen und Anregungen zu nutzen.
Wir-Gefühl stärken
Im Laufe eines Präsenz-Workshops entsteht – nicht zuletzt durch gemeinsame Pausen und Essen – meist ein Wir-Gefühl, das wesentlich für die inhaltliche Arbeit ist. Diese Verbundenheit lässt sich auch online fördern. Legen Sie beispielsweise in kleineren Gruppen eine virtuelle Kaffeepause ein: Alle Teilnehmenden stehen auf, holen sich ein Getränk und kommen wieder an den Arbeitsplatz zurück. Die nächsten zehn Minuten plaudern sie einfach miteinander, wie sie es sonst auch während der Pause täten. Bei größeren Gruppen können Sie ein kleines interaktives Spiel einschieben. Auch der begleitende Chat eignet sich hervorragend, um den informellen Austausch unter den Teilnehmenden zu fördern.
Ein gutes Ende finden
Ende gut alles gut: Fassen Sie am Ende des Workshops die Arbeitsergebnisse zusammen. Nehmen Sie Bezug auf Ihre Eingangsfrage und überprüfen Sie gemeinsam mit den Teilnehmenden, ob ihre selbst gesteckten Ziele erreicht wurden. Schicken Sie die wichtigsten Punkte im Nachgang als „Fotoprotokoll“ an die Teilnehmenden. So entsteht aus dem Workshop ein Werkstück, auf das am Ende alles stolz sein können.
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Von wegen Lückenbüßer! Virtuelle Workshops erfolgreich planen und durchführen
Datum / Uhrzeit: 30.04.2020, 10:30 – 12 Uhr
Gastgeber: Commha Consulting GmbH & Co. KG