Globale Unternehmenskommunikation zentral steuern?

Um hochwertigen Content zielgruppenspezifisch über die immer größere Zahl an Kanälen zu verbreiten und die Stakeholder in den verschiedenen Märkten zu erreichen, ist eine zentral gesteuerte Kommunikation unerlässlich. Die Digitalisierung ermöglicht eine solche länder-, abteilungs- und systemübergreifend konsistente Corporate Language.

Die Globalisierung stellt Kommunikationsverantwortliche vor eine große Herausforderung: Verschiedene Inhalte müssen für immer mehr Märkte in hoher Qualität und in immer kürzerer Zeit bereitgestellt werden. Das gilt sowohl für die interne als auch die externe Kommunikation. Eine zentral gesteuerte Kommunikation für alle Märkte schien lange Zeit unmöglich, weshalb die lokalen Standorte diese Aufgabe häufig selbst übernahmen. Ein Problem, das nicht nur Mittelstandsunternehmen, sondern auch große Konzerne betraf.

Die voranschreitende Digitalisierung konnte dafür Lösungen finden, bringt jedoch eine neue Komplexität ins Spiel: Immer mehr neue technische Systeme ziehen in die Unternehmensbereiche ein, in denen Content generiert wird. So gibt es heute deutlich mehr Kanäle, in denen Kommunikation stattfindet, als noch vor ein paar Jahren. Wie können Unternehmen mit diesem Tempo Schritt halten und die Digitalisierung für sich nutzen, um die Kommunikation einheitlich zu steuern?

Vernetzte Terminologie-Arbeit

Mit dieser Frage hat sich eines der weltweit größten Maschinenbauunternehmen beschäftigt, das mit über 3000 Mitarbeitern in über 60 Ländern aktiv ist. Ziel war es, länder- und abteilungsübergreifend eine konsistente Unternehmenssprache zu definieren und zur Verfügung zu stellen. Der erste Impuls kam aus der technischen Dokumentation, da sich hier die sprachliche Inkonsistenz am stärksten zeigte. Fachbegriffe für Maschinenteile wurden weltweit über Standorte und Abteilungen hinweg nicht einheitlich verwendet, übersetzt oder falsch ausgelegt. Dies führte zu einer Reihe von negativen Ergebnissen: Arbeitsabläufe verzögerten sich beispielsweise, weil Mitarbeiter sich länger als nötig in komplexe Anleitungen und Konstruktionspläne einarbeiten mussten. Der Worst Case wären Fehler in der Maschinenproduktion gewesen, die eine erhöhte Beanstandungsquote und Haftungsprobleme nach sich gezogen hätte.

Mit der Einführung einer zentral gesteuerten Terminologie-Software konnte dieses Problem gelöst werden. 80.000 Fachbegriffe und ihre Definitionen sowie Übersetzungen wurden aus dem bestehenden System extrahiert, aktualisiert und in eine Datenbank eingepflegt. Diese ist nun weltweit für Mitarbeiter und Dienstleister in 20 Sprachen einsehbar. Ziel war es, dass die Software in unterschiedlichen Redaktionssystemen, aber auch in der täglichen Unternehmenskommunikation, die korrekten Fachbegriffe schon während des Verfassens von Texten automatisch vorschlägt. Das Besondere: Jeder Nutzer kann einfach und ohne vorherige Schulung selbst Begriffe vorschlagen, die dann von den Mitarbeitern mit den entsprechenden Rechten zentral freigegeben oder abgelehnt werden. So entstand ein dynamisches Terminologiesystem, das alle Mitarbeiter weltweit aktiv mit einbindet. Die Kommunikations- und Sprachabteilung verfügt somit endlich über ein digitales Steuerungssystem für die gesamte Corporate Language.

Schnittstellen für systemübergreifende Kommunikation

Die vernetzte Terminologie ist ein wichtiger erster Schritt. Ein weiterer großer Hebel liegt in der permanenten Analyse der gesamten veröffentlichten Inhalte. Genau wie das Maschinenbauunternehmen arbeiten internationale Organisationen zum Teil mit mehreren hundert IT-Systemen wie Content Management-, Shop- und PIM-Systemen. Und fast bei allen ergeben sich folgende Fragen: Wie kann man die strikte Verwendung der Terminologie über alle Systeme überwachen? Wie können ähnliche Übersetzungen aus unterschiedlichen Systemen wiederverwendet werden? Wie kann die Aktualität der mehrsprachigen Inhalte in allen Systemen gleichzeitig überwacht werden?

Die Lösung dieser Probleme liegt in einem technischen Übersetzungsmanagement: Über eine Schnittstelle lassen sich Textsegmente aus unterschiedlichen IT-Systemen zentral erfassen, übersetzen und zurückübertragen. Diese zentrale Lösung bildet alle Textsegmente in einem Dashboard ab und vergleicht sie miteinander. Hierbei erkennt der Nutzer sofort, welche übersetzten Inhalte auf dem aktuellen Stand sind, welche noch fehlen oder nicht mehr übereinstimmen. Übersetzungen können per Knopfdruck angefordert werden, die dann automatisch im richtigen Format in die passenden Systeme zurückübertragen werden. Copy-and-paste-Vorgänge durch die IT-Bereiche gehören der Vergangenheit an. Der Verwaltungsaufwand von mehrsprachigen Inhalten aus verschiedenen Systemen reduziert sich so auf wenige Klicks, die Wiederverwendung von bereits übersetzten Inhalten senkt die Kosten.

Digitalisierung ermöglicht global funktionierende Kommunikation

Warum ist dieser Fortschritt erst jetzt möglich? Dies liegt vor allem daran, dass Software-Lösungen – anders als vor zehn Jahren – heutzutage über offene Schnittstellen verfügen. Mehrsprachigkeit kann so ganz einfach in bestehende Systeme integriert werden. Somit ermöglicht erst die Digitalisierung eine global funktionierende Kommunikation.

Fazit: Industrieunternehmen, die für die Zukunft gewappnet sein wollen, sollten sich für ein Übersetzungsmanagement entscheiden, das sich in alle relevanten Systeme integrieren lässt. Auf diese Weise entsteht eine länder-, abteilungs- und systemübergreifend konsistente Corporate Language.