Digitales Lernen: Sicherheits- und Fach-Schulungen in Industrieunternehmen ganz neu gedacht

Betreiber von Industrie-Anlagen kennen das Problem: Investitions-Projekte und Revisionen bzw. Turnarounds müssen in möglichst kurzer Zeit durchgeführt werden. Moderne Schulungskonzepte als Service für Mitarbeiter, Kunden und andere Stakehoder sind daher gefragt. Sie sind flexibel einsetzbar, kosteneffizient, zeitgemäß und unterstreichen darüber hinaus das Innovationspotenzial eines Unternehmens. Mit digitalen Schulungskonzepten schaffen Sie, woran andere scheitern: externe Fremdfirmen- und Blue-Collar-Mitarbeiter mit Pflicht-Unterweisungen effektiv und individualisiert mit Wissen zu versorgen – auch in Corona-Zeiten!

Die Raffinerie Heide hat diesen Prozess digital umgestellt. Lesen Sie hier mehr zum Best Practice und zu den fachlichen Hintergründen.

Karl König, Co-Founder WhatzLifeKarl König, WhatzLife
Co-Founder Start-Up WhatzLife

Karl König ist Co-Founder der WhatzLife GmbH. Infolge seiner Ausbildung zum Redakteur beim WESTFALEN-BLATT arbeitete er als TV-Redakteur und TV-Manager bei RTL und ProSieben. Nach dem er unter anderem als stellvertretender Geschäftsführer bei ProSieben und Geschäftsführer bei kabel eins tätig war, wechselte er 2013 als Geschäftsführer und COO zur ProSiebenSat.1 Media SE.

Bildquelle: Privat

 

Betreiber von Industrie-Anlagen* stehen vor der Herausforderung, laufend viele unterschiedliche Partner, Kontraktoren und damit Fremdfirmenmitarbeiter innerhalb weniger Wochen auf einen gemeinsamen Kenntnisstand zu bringen. Analog konzipiert verursacht dieses Onboarding durch die Organisation von großen Präsenz-Veranstaltungen und der dazugehörigen Kosten für Logistik oder Übernachtungskosten teure Aufwände. Das Image leidet außerdem, denn das Bewusstsein für Nachhaltigkeit und Gesundheitsschutz steigt stetig.

Ein Onboarding-Procedere lässt sich – wie fast alles heutzutage – auf sehr smarte Weise digitalisieren. In Zeiten ständig verschärfter Hygieneregeln müssen alle Formen der Schulungen, Pflichtschulungen, (Sicherheits-) Unterweisungen für die relevanten Gewerke neu organisiert, geplant, strukturiert und durchgeführt werden. Selbst das Prüfen der absolvierten Schulungen kann nicht mehr, wie in der Regel gewohnt, an den Pforten der Industrieanlagen von den Sicherheitskräften allein durchgeführt werden. Das Ansteckungsrisiko ist so zu groß. Das kann durch digitale Wege deutlich erleichtert werden.

Die Anforderung der Sicherheitsexperten lautet hier: Schulungen müssen möglichst effizient, ortsunabhängig, multilingual und vor allem einfach zu vermitteln sein. Mittlerweile gibt es zum Glück etablierte Methoden, das Onboarding und andere komplexe Prozess digital zu organisieren. Im Folgenden wird der Weg skizziert, den Heide als Innovationsplayer eingeschlagen hat.

Onboarding Excellence & mehr

Ziel von der Raffinerie Heide war es, das Onboarding nicht mehr an oder auf der Anlage zu starten, sondern bereits vor Antritt der Reise zur Anlage, kontaktlos und komplett nachweisbar. Das Onboarding aller Mitarbeiter der Kontraktoren für die Stillstände im September 2020 und Juni 2021 wurde erfolgreich digital durchgeführt: Die Unterweisung für mehr als 1.800 Mitarbeiter erfolgte per Smartphone bzw. Desktop.

Thies Haase, Teamleiter Arbeitssicherheit in der Raffinerie Heide, erläutert: „Mit dem Aufkommen des Coronavirus standen wir auf einmal vor ganz neuen Herausforderungen: Inspektions- und Wartungsarbeiten, die sich aufgrund der Reisebeschränkungen verspäten oder der komplette Ausfall eines Mitarbeiters aufgrund selbiger kann schnell sehr planungs- und kostenintensiv werden für ein Industrieunternehmen wie die Raffinerie Heide. Insofern waren wir auf der Suche nach einer Lösung, mit der wir die Mitarbeiter unserer Partnerfirmen effizient und nachvollziehbar in den wichtigsten Sicherheitsfragen digital unterweisen können. Uns hat die Lösung von WhatzLearn auch aufgrund der individuellen Beratung bei der Implementierung und die Betreuung vor Ort überzeugt.“

Neben dem Onboarding geht es immer wieder auch um fachspezifische Unterweisungen, zum Beispiel im Bereich Anschlagen von Lasten, Flanschmonteur und Brand- & Sicherheitsposten. Hochkomplexe Themen werden von WhatzLife im jeweiligen Unternehmens-CI in didaktisch ansprechenden Lerneinheiten digital umgesetzt. Das neue Schulungsformat wird von den Kollg:innen sehr positiv aufgenommen, die betreffenden Unternehmen selbst haben durch ihre Microlearning-Angebote einen entscheidenden Schritt in Richtung Digitalisierung geleistet.

Wie funktioniert die digitale Umsetzung komplexer Schulungen?

Das EdTec-Unternehmen WhatzLife hat gemeinsam mit der Firma ep-cm, die Revisionen und Projekte in der Groß- und Prozess-Industrie durchführt, eine digitale Onboarding-Lösung entwickelt. Die Inhalte der Präsenz-Schulungen werden hierbei sehr einfach und effizient in digitale Schulungen übersetzt. Die vorliegenden Schulungs-Materialien, in der Regel PowerPoint-Folien, werden nun digital ausgespielt. Auf Computern, Smartphones und Tablets. Der gesamte vorhandene Unterweisungs-Content kann dabei komplett für die digitale Ausspielung genutzt werden. Präsentationen, Texte, Audio-Files, Sicherheits- und andere Schulungsvideos, Animationen etc. Jede Form des Inhalts wird mit wenig Aufwand digitalisiert oder direkt in das System eingepflegt.

Vorteile digitaler Schulungen

Die Ausspielung der fachlichen Onboarding-Themen ist in allen gewünschten Sprachen möglich. Auf diese Weise werden Fremdfirmenmitarbeiter exakt dort, wo sie sich aufhalten, in ihrer Muttersprache geschult, bevor sie ihre Reise zur Anlage antreten. Sie werden genau mit den Schulungs-Themen versorgt, die sie beherrschen müssen: individualisiert auf die Anlage, auf der sie arbeiten werden.

Digitale Onboarding Lösung von WhatzLife

Diese Schulungen / Unterweisungen können auf jedem Gerät mit Zugang zu einem Internetbrowser durchgeführt werden. Der Fremdfirmenmitarbeiter lernt dort, wo er lernen kann und will. Er absolviert hier auch die Prüfung und erhält das Zertifikat, das ihn für die Aufgabe auf der Anlage qualifiziert. Er hat die Möglichkeit, die Schulungen in Leer- oder Reisezeiten zu absolvieren. Das Onboarding findet also in dem Augenblick statt, in dem der Fremdfirmenmitarbeiter die Zeit zur Schulung hat und sich darauf konzentrieren kann. Mit der digitalen Beantwortung der Fragen beweisen die Mitarbeiter gleichzeitig nachweislich, dass sie die Schulungsinhalte verstanden und verinnerlicht haben.

Transparenz und Effizienz für Verantwortliche

Kontraktoren haben in Echtzeit eine Vorqualifikation ihrer Belegschaft und können clustern, welche Mitarbeiter für welches Projekt die richtige Besetzung sind. Die Kontraktoren registrieren außerdem die Fremdfirmenmitarbeiter, die sie für das Vorhaben vorgesehen haben, selbständig. Es gibt dadurch eine eindeutige Zuweisung des Fremdfirmenmitarbeiters zum Kontraktor, der ihn als Arbeitskraft für die Industrie-Anlage zur Verfügung stellt. Automatisch werden dem jeweiligen Arbeiter die Onboarding-Fach-Kurse zugeteilt, die er für die ordnungsgemäße Erledigung seiner Arbeit braucht. Wie oft der Onboarding-Kurse bis zum Test durchgeführt werden darf, bestimmt der Auftraggeber. Das System durchmischt die Fragen und die Antworten nach dem Zufalls-Prinzip. Das Einprägen oder gar die Weitergabe von Antwort-Mustern wird so unmöglich gemacht.

Die digitale WhatzLife-Lösung ermöglicht es außerdem, dass dem Team im Eingangs-Bereich des Anlagen-Betreibers nur die Mitarbeiter angezeigt werden, die tatsächlich anreisen. Das macht den Prozess zur Erstellung der Schlüsselkarten deutlich effizienter. Mit effektiven Mitteln der IT kann dieser Prozess sogar weitestgehend automatisiert werden und verringert damit deutlich die kostenintensive Standzeit der Fremdfirmenmitarbeiter.

Service und Sicherheit

Die Einrichtung eines Cloud-Dienstes, auch im Corporate Design des jeweiligen Betreibers, ist das Herzstück der Lösung. Das System wird auf einem abgesicherten Server in Deutschland bereitgestellt und skalierbar angelegt. Somit ist das System für jede Situation vorbereitet. Angeboten wird die Möglichkeit, das System selbst zu verwalten, Nutzer anzulegen, Kurse zu implementieren, Benutzerrollen zu definieren, Statistiken einzusehen usw. Eine definierte Gruppe an Mitarbeitern bekommt Administrationsrechte. Bei allen Prozessen werden sie von WhatzLife-Experten unterstützt und begleitet.

Digitales Zertifikatswesen

Die hier dargestellte Lösung wird in einer klaren Multiple-Choice-Fragen-Struktur ausgeliefert. Diese strikte Fokussierung auf das multimediale Quiz-Prinzip hat viele Vorteile:

  • Die Software spielt automatisch ein Zertifikat aus, wenn der Kurs erfolgreich absolviert wurde. Damit haben Kontraktoren und Anlagenbetreiber automatisiert und in Echtzeit den Nachweis für die Qualifizierung des Fremdfirmenmitarbeiters.
  • Die Software bietet eine Kombination aus Video/PDF, kurzen Texten und Multiple-Choice. Das ist effektiv, zeitgemäß und macht Spaß.
  • Das Quiz-Prinzip folgt außerdem den modernsten Standards des Microlearnings: Lernen in kleinen Schritten. Studien belegen, dass Schulungen und Unterweisungen so schneller und nachhaltiger im Gedächtnis bleiben.
  • Dem Arbeiter werden Fragen gestellt, die er beantworten muss: Engagement ist garantiert
  • Ein solches Quiz-Prinzip ist durch diverse TV-Shows weltweit bekannt, womit die Hürde zur Durchführung deutlich gesenkt wird.

Die Digitalisierung des Onboardings für Revisionen, Projekte, aber auch für Standard-Routinen und Daily Maintenance ist sehr effizient und spart Geld, Zeit und Ressourcen. Der ROI wird in der Regel bereits beim ersten Event erreicht. Zusätzlich garantiert das digitale Onboarding kontaktlose Schulungen und somit eine Eindämmung des Infektionsrisikos bei Grippe- oder Corona-Infektionen. Darüber hinaus, kann die gesamte Besucher- und Fremdfirmenmitarbeiter-Logistik durch das System von WhatzLife abgebildet werden. Tages-Gäste, Besucher, Lieferanten, an- und abfahrende Lkw-Fahrer – alle persönlichen Touchpoints werden über ein LogIn per Handy oder Terminal digitalisiert.

Fazit

Das digitale Onboarding und Schulen von Fachkräften ist ein längst überfälliger Ansatz. Denn er entlastet Firmen massiv, schont Ressourcen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, holt Menschen individuell an ihrem persönlichen Kenntnisstand ab und steigert die Planungssicherheit im Unternehmen. Im Vergleich zum Wettbewerb sind innovative E-Learning-Methoden eindeutig ein Differenzierungsfaktor, der positiv auf die Wahrnehmung einer Marke einzahlt.

Hier noch einmal die wesentlichen Features im Überblick:

  • Der Pflichtunterweisungs-Prozess ist digitalisiert.
  • Die Schulung ist rechtssicher nachweisbar absolviert.
  • Die Onboarding-Kosten können massiv gesenkt werden – ständig wiederkehrende Aufwände (Trainer, Ausbilder, Zelt-/Raum-Miete, Hotel-Kosten, Catering) werden gespart.
  • Der Anlagenbetreiber kennt automatisiert und ohne Zeitverzögerung den Kenntnisstand der Fremdarbeiter.
  • Der Anlagenbetreiber weiß in Echtzeit, wie viele Mitarbeiter der Kontratoren sich bereits im System registriert haben
  • Der Fremdfirmen-Mitarbeiter absolviert punktgenau die Schulungen, die ihm maximal Nutzen bringt.
  • Bereits vorhandener Unterweisungs-Content wird genutzt.
  • Schulungen können unaufwändig aktualisiert und ergänzt werden.
  • Onboarding Excellence ist ein automatisierter Qualitäts-Check der Kontraktoren.
  • Die Lösung kann jederzeit zeitlich flexibel verlängert werden.
  • Das Risiko einer Infektion ist maximal minimiert und für Behörden dokumentiert.

 

* Zur Verbesserung der Lesbarkeit wird in diesem Blog durchgängig von der neutralen maskulinen Schreibweise Gebrauch gemacht, alle anderen Geschlechter sind selbstverständlich mit inkludiert.

 


WhatzLife ist ein Partner der B2B-Kompetenz-Werkstatt

Digitale Onboarding Lösung von WhatzLife

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