Datenbank-Lösungen für digitale Medien im B2B

Die Digitalisierung ist in der B2B-Kommunikation längst angekommen – doch die Arbeit in Corona-Zeiten vom Homeoffice aus zeigt: Wer beim Wandel noch nicht auf der Höhe der Zeit angekommen ist, muss sich spätestens jetzt um Lösungen für einen flexiblen und unkomplizierten Umgang mit Bildern, Grafiken und Texten bemühen.

Noch ist er nicht abgeschlossen, der digitale Wandel in der Fotografie – zumindest nicht, wenn es um die Arbeit mit Bildmaterial im Bereich der Unternehmenskommunikation (intern wie extern) geht. Das wird besonders deutlich, wenn man in die Kommunikationsabteilungen blickt, die ihren Arbeitsplatz derzeit ins Homeoffice verlegt haben.

„Können Sie unserem Geschäftspartner eine Auswahl unserer neuesten Produktfotos zukommen lassen?“, „Wie lautet der exakte Bildcredit zum Foto PO34513.jpg (siehe Anhang)?“, „Schauen Sie sich bitte mal die Bilder an, die ich Ihnen per WeTransfer geschickt habe: Wo finde ich sie in Druckgröße für unsere Broschüre – und muss ich den Fotografen nennen?“ Anfragen wie diese sorgen seit Kurzem vermehrt dafür, dass sich Kommunikationsabteilungen von Unternehmen Gedanken über digitale Transformationsprozesse machen.

Dezentrales Arbeiten in der pandemischen Zeit

Keine oder eine extrem langsame Verbindung zum Server des Unternehmens, auf dem die Bilder in einzelnen Ordnern abgelegt sind; kein Bildbearbeitungsprogramm auf dem heimischen Computer, mit dem sich die vom Geschäftspartner angefragten Bilder schnell ins richtige Format bringen lassen; und obendrein quillt der digitale Posteingang mal wieder über vor lauter hochaufgelöster Bilddateien, die hin und her geschickt werden.

Wer vorgesorgt hat und mit der richtigen Technik ausgestattet ist, wird nun damit belohnt, dass die Arbeit auch dezentral von verschiedenen Homeoffices aus gut funktioniert. Doch das ist längst nicht die Regel. So sehen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Kommunikationsabteilungen teilweise gezwungen, ins Büro zu gehen, weil sie anderweitig keinen Zugang zu wichtigem Bildmaterial haben.

Ein Versicherer bat uns in diesen Tagen, einen Bilderpool zusammen zu stellen für sein neues, cloud-basiertes Intranet. Er musste von seinem alten System umsteigen, da es nur im internen Netz funktioniert – aber das durfte in Zeiten von Homeoffice nicht angefahren werden.

Kommunikationswege hinterfragen

Keine Frage: Wer bisher mit veralteten Tools und auf überholungsbedürftigen Kommunikationswegen gearbeitet hat, ist spätestens jetzt gut daran beraten, die digitale Transformation im eigenen Unternehmen anzustoßen bzw. zu beschleunigen. Getreu dem berühmten Rilke-Ausspruch „Wer jetzt kein Haus baut, baut sich keines mehr.“, sollten Unternehmen die jetzige Situation zum Anlass nehmen, die genutzte Technik sowie die eigenen Strukturen und Kommunikationswege zu hinterfragen und sich mit Automatisierungsprozessen, Kommunikationstools und Archivierungslösungen zu beschäftigen, die einen schnellen, unkomplizierten und vor allem dezentralen Zugriff erlauben.

Bilder sind mittlerweile nicht einfach nur jpgs oder tifs, die auf einem Server abgelegt und in einem PDF-Dokument im selben Ordner mit Nutzungsbedingungen versehen werden, sie sind Teil eines immer schneller werdenden Kommunikationsflusses und bestenfalls so in einer modernen Bilddatenbank integriert, dass es auch für nicht versierte Mitarbeiter(innen) ein Leichtes sein sollte, sie schnell zu finden und für Dritte zur Verfügung zu stellen.

Effizientes Arbeiten mit der Datenbank

Der Ruf nach einer zentralen Lösung für digitale Medien wurde in den vergangenen Wochen in vielen Unternehmen lauter. Bilder intern per Mail oder Wetransfer zu verschicken war gestern. Unternehmen die häufig mit Bildern zu tun haben, sollten diese nicht nur sorgfältig archivieren, sondern für den Gebrauch so zur Verfügung stellen, dass sie effizient und rechtssicher zum Einsatz kommen können.

Dabei sollte sich das Handling von Bild-Dateien, Filmen, Textbausteinen und anderen Elementen der Unternehmens- und Produkt-Kommunikation in die Philosophie des Unternehmens einfügen: vom historischen Archiv, der Produkt-zentrierten Kommunikation oder dem 360°-Content-Marketing werden Systeme wie PIM, CMS oder ganzen Newsrooms genutzt, von denen manche nur simple Content-Anlieferung in die Cloud und simple Auslieferung in unterschiedlichen Formaten direkt ins CMS benötigen, andere auch das komplette Medien-Management bis hin zu komplexen Vorgängen wie der Schadensmeldung eines Maschinenherstellers samt Formularen und Schadensbildern.

Vorteile zentraler Lösungen

Die Vorteile moderner Lösungen für die Verwaltung und Organisation des eigenen Bildarchivs liegen auf der Hand:

• Geringerer Zeitaufwand: Mithilfe von Tags und Stichwörtern sind Bilder bei sorgfältiger Verschlagwortung schnell gefunden.
• Globale Erreichbarkeit: Jeder mit Zugangsberechtigung kann von überall und jederzeit auf die Medien zugreifen.
• Übersichtlichkeit: Wer ein Bild gefunden hat, kann per Mausklick direkt feststellen, ob es für den gewünschten Einsatz lizenziert und groß genug ist.
• Image-Sharing: Die Bildweitergabe ist ohne Mail oder externe und damit evtl. unsichere Dienstleister möglich.
• Sicherheit und Zugriff: Es ist möglich, die Bildnutzung je nach Bildlizenz nur für bestimmte Medien oder Kanäle freizuschalten und Einstellungen so vorzunehmen, dass nur Berechtigte Zugriff erhalten.

Webinare und Online-Schulungen

Wer vor Veränderungen im Arbeitsprozess scheut, kann sich oder seine Mitarbeiter(innen) auch vor, während oder nach der Umstellung auf zeitgemäße Kommunikationstools und Systemlösungen schulen lassen. Nicht erst seit #stayathome ein Trend, aber seither noch gefragter sind Livestream-Schulungen und Webinare zu Themen wie „Bildrechte in der B2B-Kommunikation“, „Datenbanklösungen“ oder „Weitergabe von Produktbildern an Dritte“. Mithilfe von Online-Schulterblicken auf die eigene Arbeit lassen sich Prozesse beschleunigen und professionalisieren. Denn gerade in Zeiten der schnellen Kommunikationswege sind Aspekte wie die korrekte Verschlagwortung von Bildern, Rechteklärungen und Lizenzfragen wichtiger denn je.