Hybride Events – Hype oder Zukunft?

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Hybride Events eröffnen Industrieunternehmen und Agenturen vielfältige Möglichkeiten, Interessenten und Kunden individuell mit passgenauen Botschaften anzusprechen – und das auf der Basis von variablen Kommunikations-Modulen mit einer Erweiterung ihrer Zielgruppe.

Trotz oder gerade wegen der sozialen Distanz ist es für Unternehmen unerlässlich, weiterhin Kontakt zu ihren Kunden, Partnern und Mitarbeitern zu halten. So sind Messen nach wie vor ein zentrales Marketing-Instrument und laut dem AUMA MesseTrend 2020 planten B2B-Unternehmen noch im vergangenen Jahr für 2020/2021 rund 49 % ihrer Budgets für Messen auszugeben. Seither gab es vielfältige Erfahrungen mit digitalen und hybriden Formaten und Marketer fragen sich: Welchen Weg wird das Live-Marketing der Zukunft einschlagen?

Viele Unternehmen schalteten dank eines mutigen Mindsets schnell vom Krisen- in den Change-Modus und konnten den Ausfall der meisten Fachmessen gut kompensieren und neue Learnings generieren. Vielfach wurden Messestände in Produktionshallen aufgebaut, schrittweise digitalisiert und als „lebendiger“ digitaler Showroom genutzt. Darüber hinaus gestalteten Firmen eigene virtuelle Plattformen, die weit mehr als digitale Veranstaltungen sind und eher an TV-Formate erinnern. Es handelt sich dabei um eine nachhaltige Unterstützung der Unternehmens-Performance – sowohl extern als auch intern – die, eingebunden in die Strategie, auf die Markenwerte einzahlt. Neben Vertrieb und Marketing wird dieser digitale 360°-Dialog unter anderem auch für Employer Branding und Weiterbildung genutzt. Zudem ist der Vorteil dieses modular gestalteten Auftritts, dass er auch bei einem Re-Start der Messen als interaktive Schnittstelle integriert werden kann.

Inszenierung einer Heldenreise

Die Grundlage von Veranstaltungen – egal, ob live, digital oder hybrid – werden weiterhin Erlebnis-Momente und Emotionen bilden. Dabei sind die Komponenten Zielgruppe und Content weiterhin die Ankerpunkte des Event-Drehbuchs, welches zu einem stimmigen Gesamtkonzept, das die Teilnehmer auf ihre Heldenreise mitnimmt, inszeniert wird. Dabei dürfen überraschende Elemente nicht außer Acht gelassen werden.

Hybride Events müssen es schaffen, dem Bedarf der zwei unterschiedlichen Zielgruppen gerecht zu werden und darüber hinaus Brücken zwischen Live- und Digital-Zuschauern zu bauen. Beide Teilnehmerkreise können über Chat-Module, Umfragen, Matchmaking, Online-Quiz oder ähnliches einbezogen und auf unterschiedlichen Kanälen miteinander verknüpft werden. Aber dabei sollten nicht nur die Live-Zuschauer zur digitalen Zielgruppe kommen. Mein Tipp: Blenden Sie auch einmal die Teilnehmer vor dem Bildschirm für das Plenum ein oder bringen sie die Online-Besucher mit Tablets in den Pausen zu definierten Networking-Zonen der Live-Teilnehmer!

In der bvik-Studie „Digitalisierungsschub 2020 im B2B-Marketing“ im Spätsommer 2020 gaben fast zwei Drittel der Befragten, die schon an einer virtuellen Messe teilgenommen haben, an, dass ihnen diese mittelmäßig bis schlecht gefallen hat. Nur rund einem Drittel hat die virtuelle Veranstaltung gut bis sehr gut gefallen.

Bringen Sie Abwechslung ins Spiel!

Allerdings müssen die integrativen und vor allem interaktiven Inhalte gerade im digitalen Umfeld mit emotionalen Komponenten und auch Pausen ausgestaltet werden. Es reicht nicht aus, die Live-Veranstaltung 1:1 in die digitale Welt zu transformieren. Erst ein eigener Ablauf-Regisseur mit ausgeklügelter Veranstaltungsdramaturgie macht auch das digitale Modul eines hybriden Events zum Erfolg. Eine digitale Plattform 2021 wird eher einem TV-Studio ähneln und neben „Breaking News“ und „Zusammenfassungen“ auch Pausen enthalten.

Bruch der Medienform

Neben Gamification-Elementen oder Überraschungs-Effekten wie Graphic Recording ist ein Bruch der Medienform, z. B. in Form einer haptischen Snack-Box für die digitalen Besucher wichtig. Auch die Content-Formen, die via PC präsentiert werden, sollten sich abwechseln. Gehen Sie ruhig einmal mit der „Helmkamera“ durch die Live-Hallen oder besuchen Sie die Ausstellungsstände der „analogen“ Sponsoren. Der Erfolgsfaktor für ein gelungenes hybrides Event ist, neben der funktionierenden Technik, Probe-Durchläufen und einer guten Moderation, der Austausch zwischen allen Playern und der Mut zu überraschen.

Kleine Randnotiz: Vergessen Sie nicht, dass auch hybride Events nachhaltig sein können. Hier finden Sie eine wunderbare Checkliste für eine „grüne Umsetzung“.

TIK 2021 im hybriden Look & Feel

Nachdem der TIK DIGITAL 2020, wie der Name sagt, ein reines Online-Event war, wird nun der TAG DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION (TIK) 2021 von Anfang an hybrid aufgesetzt und führt beide Module zusammen und darüber hinaus. Am 29. September 2021 werden im veranstaltungsforum fürstenfeld (Fürstenfeldbruck bei München) sowohl eine Live- als auch Digital-Bühne mit Inhalten zum B2B-Marketing der Zukunft in nachhaltiger Umsetzung bespielt werden. Dabei verschmelzen bekannte und neue Design-Elemente zum TIK Look & Feel, sodass die drei Themenblöcke PURPOSE, PERFORMANCE und PEOPLE und der Austausch unter allen Teilnehmern, Referenten und Sponsoren in den Mittelpunkt gerückt werden. Natürlich lässt der bvik die Learnings des TIK DIGITAL 2020 sowie die vielen Anregungen aus der Community in das neue Event-Erleben einfließen.

Der TIK DIGTAL 2020 wurde aus dem Studio gesendet. 2019 fand die Veranstaltung live in Fürstenfeldbruck statt. Bildquelle: bvik

Zehn Schritte für ein erfolgreiches Event

Um ein hybrides Event erfolgreich umsetzen zu können, müssen einige Dinge beachtet werden. Hier einige Learnings im Überblick:

  1. Teamwork ist alles, aber das Projektmanagement muss klar definiert sein.
  2. Minimieren Sie Schnittstellen! Setzen Sie nicht zu viele Partner ein, dies erhöht die Fehleranfälligkeit und Sie geraten leicht in einen Abstimmungsstrudel, der Zeit und Nerven kostet.
  3. Haben Sie die Zeit im Blick! Und planen Sie neben zeitlichen vor allem auch personelle Ressourcen ein!
  4. Vorproduktion basierend auf einem Regie-Plan ist Gold wert! Achten Sie bei den Aufzeichnungen aber auf Authentizität!
  5. Moderation ist ein Muss! Ein Host macht das Event viel ansprechender und gibt einen roten sympathischen Faden, der über die Plattform und durch das Event führt.
  6. Setzen Sie die richtigen Tools ein und testen Sie intensiv!
  7. Erstellen Sie ein Event-Lexikon für Mitarbeiter und Partner! Ein einheitliches Wording ist Grundvoraussetzung für eine nachhaltige und Marken-konforme 360°-Live-Kommunikation.
  8. Zukunft in den Blick nehmen! Digital muss einen Mehrwert darstellen und darf kein Notnagel sein.
  9. Vertrauen schaffen! Integrieren Sie bekannte Elemente Ihrer Onsite-Events in die Online-Spielwiese. Das vermittelt Ihren Teilnehmern und Partnern Vertrauen und zahlt zugleich auf das Zukunfts-Konto ein.
  10. Last but not least: Seien Sie mutig & haben Sie Spaß!

Wie sich der Bereich Live-Kommunikation im Marketing-Mix in Zeiten des New Normal darstellt, welche Neuerungen und Trends es dazu gibt, Zahlen, Fakten und B2B-Best Practices haben wir auf unserem aktuellsten bvik Content-Hub “Live-Kommunikation im B2B” für Sie zusammgenfügt.

Autorin: Michaela-Susan Pollok (Leitung Event-Management & Social Media, bvik)

Nach dem Studium der Wirtschaftswissenschaften an der Universität Augsburg mit Schwerpunkt Marketing zog es Michaela-Susan Pollok auf die Bretter, die die Welt bedeuten. Bei der weltgrößten Konzertagentur Mama Concerts & Rau lernte die freiberufliche Journalistin das Live-Event-Geschäft von A-Z. Seit Januar 2016 verstärkt sie nun das Team des bvik im Bereich Events und Social Media.

Beim TAG DER INDUSTRIEKOMMUNIKATION schreibt die Veranstaltungsexpertin die organisatorischen Regieanweisungen, verantwortet die Social-Media-Strategie und betreut die Partner sowie die externen Dienstleister. Sie bemüht sich Jahr für Jahr innovative Elemente und den Aha-Effekt in den TIK und die NIK zu integrieren.

 

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