Erfolgreiche Messebeteiligung: Tipps für einen starken Auftritt

Die Multifunktionalität von Messen wird viel zu oft anhand des klassischen Marketing-Mix‘ und der vier P – Preis, Produkt, Platz und Promotion – betrachtet. Das ist zwar nach wie vor relevant, bedarf aber einer Weiterentwicklung.

Heute stehen die Besucherinnen und Besucher, oder das Publikum, um ein weiteres P hinzuzufügen, im Mittelpunkt – ihre Bedürfnisse und ihre Entscheidungsprozesse. Unternehmen, die das verinnerlicht haben und die ihre Messebeteiligung strategisch in die Customer Journey ihrer Zielgruppen integrieren, erschließen sich einzigartige Wettbewerbsvorteile.

Wie das geht, zeigen wir in unserem neu erschienen Leitfaden zur Erfolgreichen Messebeteiligung. Der folgende Beitrag gibt einen kurzen Einblick und will ausstellende Unternehmen befähigen, ihre Messeaktivitäten auf ein neues Level zu heben. Wir vom AUMA, dem Verband der deutschen Messewirtschaft, laden Sie ein, die Welt der Messen neu zu entdecken.

Von statischer Präsentation zu interaktiver Erlebniswelt

Messen sind weit mehr als eine gut ausgeleuchtete und gut sichtbare Bühne für Produktpräsentationen – sie sind ein unverzichtbarer Bestandteil moderner Unternehmenskommunikation mit enormer Anziehungskraft. Die besondere Stärke liegt in der Verbindung physischer Erlebnisse, persönlicher Begegnungen und digitaler Technologien. Messen bieten nicht nur einen Raum für Begegnungen, sondern begleiten Kundinnen und Kunden entlang der gesamten Customer Journey. Messen schaffen tief­gehende Verbindungen und fördern eine nachhaltige Bindung.

Die konsequente Ausrichtung auf die Bedürfnisse des Publikums macht Messebeteiligungen erst erfolgreich. Es zählen echte Mehrwerte: Lösungen anbieten, Dialog suchen, Vertrauen schaffen. Wo digitale Formate an ihre Grenzen stoßen, bauen persönliche Begegnungen auf Messen Brücken. Befragungen zeigen, dass diese Face-to-Face-Interaktionen nicht nur effizienter sind, sondern auch bei der Vertrauensbildung schneller und nachhaltiger funktionieren. Nachzulesen auch in der AUMA-Studie: Mehrwert von Messebesuchen.

 

 

Zugleich bieten Messen Raum für Innovationen und Antworten auf die Herausforderungen der Zeit, von Nachhaltigkeit über Digitalisierung bis zu neuen Marktanforderungen. Sie sind Plattformen, auf denen Unternehmen nicht nur ihre neuen Produkte vorstellen, sondern auch Lösungen für die drängendsten Fragen der Wirtschaft liefern.

Messen entwickeln sich von statischer Präsentation zur interaktiven Erlebniswelt: Sie sind keine Schaukästen mehr, sondern Erlebnisräume. Dort werden Geschichten erzählt, Visionen geteilt und Emotionen geweckt. Zum Beispiel durch die Verknüpfung von Online und Offline: Social-Media-Kampagnen und hybride Kampagnen erweitern den Messestand. Sie schaffen neue Touchpoints entlang der Customer Journey und binden ein breiteres Publikum ein.

Und, last but not least: Messen liefern datengetriebene Einblicke und Erkenntnisse. Moderne Messebeteiligungen setzen verstärkt auf datengestützte Analysen von Besucherinteressen und Leads, um ihre Effektivität zu messen und zu optimieren.

80 Prozent des Messeerfolgs steckt im Projektmanagement

Vor der Messe: Vorbereitung ist das A und O

Eine erfolgreiche Messebeteiligung beginnt lange vor dem eigentlichen Event. Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Aspekte reibungslos verlaufen. Zunächst sollten Sie klare Ziele definieren: Möchten Sie neue Kunden gewinnen, bestehende Kontakte pflegen oder Ihre Markenbekanntheit steigern? Rund 90 Prozent der ausstellenden Unternehmen verfolgen diese Ziele, wie der AUMA-Aussteller-Ausblick 2025/2026 zeigt. Oder nutzen Sie, wie ein Viertel der befragten Unternehmen, Messen für das Recruiting neuer Mitarbeitenden? Oder eines der anderen insgesamt fünfzehn Ziele, die von den 400 befragten Unternehmen genannt wurden? Fakt ist: Basierend auf Zielen, entwickeln Sie Ihre Strategie, die alle Aktivitäten vor, während und nach der Messe umfasst.

 

 

Deutschland ist Messeplatz Nummer Eins. Von großen Fachmessen, die sich auf einen oder wenige Wirtschaftszweige konzentrieren, über spezialisierte Nischen­messen hin zu Publikumsmessen, deren Angebot breiter gefächert ist, bietet der Messekalen­der für nahezu jedes Thema die passende Plattform. Diese Vielfalt ist Chance und Herausforderung zugleich: Welche Messe passt am besten zu den Zielen Ihres Unternehmens? Welche Kriterien sollten Sie bei der Auswahl der Messe berücksichtigen? Genau hier beginnt der Prozess eines erfolgreichen Messe-Projektmanagements. Ihre erste Adresse: Der AUMA-MesseFinder – zuverlässig, aktuell, kostenfrei.

In der Komplexität eines Messeprojekts sind Briefings der Fixpunkt: Sie schaffen Klarheit über das Was – die konkreten Ziele – und das Warum – die strategischen Hintergründe. Sie bringen Struktur in die unterschiedlichen Anforderungen, definieren Verantwortlichkeiten und dienen als Grundlage für alle weiteren Schritte. Ob es um kreative Konzepte, technische Umsetzungen oder logistische Feinheiten geht: Briefings sind die Blaupause Ihres Projekts, in der alle relevan­ten Informationen zusammengeführt, gewichtet und für die verschiedenen Stakeholder auf­bereitet werden.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) verdeutlicht die Bedeutung gut strukturierter Briefings. Denn KI-Systeme können nur dann sinnvolle Ergebnisse liefern, wenn sie präzise und durchdachte Eingaben erhalten. Genauso funktioniert auch die Zusammenarbeit mit Ihren Stakeholdern. Mit starken Briefings legen Sie den Grundstein für die gute Planung und Umsetzung – und damit letztlich für den Erfolg des gesamten Projekts. KI, insbesondere Sprachmodelle (Large Language Model, LLM), haben zudem das Potenzial, Sie bei der Konzepterstellung maßgeblich zu unterstützen.

Der Messestand ist der Dreh- und Angelpunkt eines jeden Messeprojekts. Nicht nur, weil meist ein Großteil des Budgets darauf entfällt, sondern auch, weil er häufig als Maßstab für den Erfolg eines Messeauftritts gesehen wird. Der Messestand ist keine Kulisse – er ist die Bühne, auf der Ihr Unternehmen seine Leistungen und Botschaften präsentiert, und prägt den ersten Eindruck, den das Messepublikum gewinnt. Ein ansprechendes Design spielt dabei eine große Rolle, basierend auf einem stimmigen Konzept aus klar definierten Zielen, relevanten Themen und einer Ausrichtung an den Bedürfnissen Ihrer Zielgruppen. In einem Messeprojekt sind oft externe Partnerunternehmen für Standbau, Catering oder Technik eingebunden. Wählen Sie Ihre Partnerschaften sorgfältig aus und achten Sie dabei nicht ausschließlich auf den Preis, sondern beziehen auch Faktoren wie Qualität, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit mit ein.

Ein oft unterschätzter Faktor ist die Schulung des Messepersonals. Ihre Teams sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens und sollten gut vorbereitet sein, um Besucherinne und Besucher kompetent und freundlich zu beraten. Schulen Sie Ihr Team in Produktkenntnissen, Verkaufsstrategien und im Umgang mit der potenziellen Kundschaft.

Während der Messe: So punkten Sie beim Publikum

Während der Messe zählt jeder Moment. Ein professioneller Auftritt und eine freundliche Ansprache sind das Fundament für erfolgreiche Kundengespräche. Ihr Messepersonal sollte proaktiv auf Besucher und Besucherinnen zugehen, Fragen beantworten und Interesse wecken. Eine gezielte Kundenansprache hilft dabei, qualifizierte Leads zu generieren und wertvolle Kontakte zu knüpfen. Messen sind Ihre nachhaltige Abkürzung: zu qualifizierten Leads und langfristigen Kundenbe­ziehungen.

Präsentationen und Demonstrationen sind effektive Mittel, um Ihre Produkte oder Dienstleistungen ins Rampenlicht zu rücken. Videos, Grafiken oder interaktive Displays können hilfreich sein. Wenn Sie sich für das Ausstellen von Exponaten entscheiden, achten Sie bei der Auswahl dar­auf, diese sowohl auf Ihre Marketing- und Vertriebsziele als auch auf Ihre spezifischen Messezie­le abzustimmen. Am wichtigsten dabei: Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppen und überlegen Sie, ob und wie das Exponat einen echten Mehrwert bieten kann.

Networking ist ein weiterer wichtiger Aspekt während der Messe. Nutzen Sie die Gelegenheit, um sich mit anderen spannenden Mit-Ausstellern, neuen Branchenexperten und potenziellen Partnern auszutauschen. Pflegen Sie zugleich bestehende Kontakte und knüpfen Sie neue Verbindungen, die Ihrem Unternehmen langfristig nutzen können.

Nach der Messe: Follow-up und Erfolgsmessung

Nach der Messe ist vor der Messe – das Follow-up ist entscheidend, um den Erfolg Ihrer Teilnahme zu maximieren. Verfolgen Sie die während der Messe gesammelten Kontakte zeitnah nach. Ein persönlicher Anruf oder eine E-Mail kann den Grundstein für eine langfristige Geschäftsbeziehung legen. Bieten Sie weiterführende Informationen an und zeigen Sie Interesse an den Bedürfnissen Ihrer potenziellen Kunden.

Die Erfolgsmessung ist ein wichtiger Schritt, um zu verstehen, ob Sie Ihre Messeziele erreicht haben. Analysieren Sie die generierten Leads, die Qualität der Kontakte und den Return on Investment (ROI) Ihrer Messebeteiligung. Identifizieren Sie, was gut gelaufen ist und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Diese Erkenntnisse helfen Ihnen, zukünftige Messen noch effektiver zu planen.

Ziehen Sie Lessons Learned aus Ihrer Messebeteiligung und dokumentieren Sie diese. Was können Sie beim nächsten Mal besser machen? Welche Strategien haben sich bewährt? Diese Reflexion ist wertvoll, um kontinuierlich zu lernen und sich weiterzuentwickeln.

Unternehmen müssen ihre Messestrategie oder ihr Budget regelmäßig anpassen, weil neue Produkte, Zielgruppen und Märkte dies erfordern. Doch wie ent­scheidet man, welche Messebeteiligung weiterhin Sinn ergibt? Wie bewertet man die Relevanz und Qualität einzelner Veranstaltungen? Die Messe-Portfolio-Analyse liefert Antworten auf diese Fragen. Sie macht bestehende Messeaktivitäten transparent und unterstützt Sie dabei, zielgerichtete Ent­scheidungen zu treffen, um Ihren Ressourceneinsatz zu optimieren.

Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist der MesseNutzenCheck des AUMA ein echter Gewinn, um das Für und Wider einer Messebeteiligung einzuschätzen. Als Instrument zur Nutzwertberechnung bewertet es den Mehrwert einer Messebeteiligung im Vergleich zu alternativen Maßnahmen. Die zentrale Frage lautet: Welche Kosten wären entstanden, um die gleichen Ziele ohne die Messe zu erreichen? Ein Beispiel: Wie sähe der Aufwand aus, wenn die Geschäftsführung zehn Topkundinnen und -kunden einzeln besuchen müsste, statt entspre­chende Gesprächstermine auf der Messe wahrzunehmen?

Fazit

Eine erfolgreiche Messebeteiligung erfordert sorgfältige Planung, einen professionellen Auftritt und ein durchdachtes Follow-up. Wieder und wieder. Doch im Fokus steht mittlerweile das Publikum, das goldrichtige Publikum bestenfalls.

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